Controle Patrimonial para Igrejas

O Controle Patrimonial para utilizar em Igrejas

O controle patrimonial nas igrejas é fundamental para garantir a boa gestão dos recursos financeiros e materiais, assegurando a sustentabilidade da instituição e o cumprimento de sua missão. Imagine uma igreja que possui um prédio histórico. Sem um controle adequado, como garantir a preservação desse patrimônio para as futuras gerações?

Separando os bens da igreja dos bens pessoais:

Detalhe os tipos de bens: Explique as diferentes categorias de bens que uma igreja pode possuir (bens móveis, imóveis, intangíveis) e como cada uma delas deve ser contabilizada e administrada.

Aborde a questão da doação: Discuta a importância de documentar de forma clara as doações recebidas e como elas devem ser contabilizadas para evitar problemas futuros.

Mencione a legislação: Informe sobre a legislação específica que regulamenta as atividades das igrejas e a importância de cumprir as normas contábeis e fiscais.

Exemplo:

É comum que igrejas recebam doações de bens móveis e imóveis. Para garantir a transparência e evitar problemas futuros, é fundamental que essas doações sejam devidamente registradas em escritura pública e contabilizadas no patrimônio da igreja.

A importância da separação dos Bens da Igreja:

Utilize exemplos práticos: Crie cenários hipotéticos para ilustrar as consequências da falta de separação entre os bens pessoais e os bens da igreja, como disputas por bens após a saída de um pastor ou padre, dificuldades em obter financiamento e perda de confiança dos membros da comunidade.

Enfatize a responsabilidade do pastor/padre: Destaque que a responsabilidade pela gestão do patrimônio da igreja é compartilhada por todos os membros da comunidade, mas que o pastor/padre tem um papel fundamental nesse processo.

Exemplo:

A falta de separação entre os bens pessoais e os bens da igreja pode gerar conflitos e desconfiança entre os membros da comunidade. Imagine uma situação em que um pastor utiliza um veículo da igreja para fins pessoais e se envolve em um acidente. Além dos danos materiais, a imagem da igreja pode ser prejudicada.

A solução: Uma gestão patrimonial eficiente:

Apresente soluções práticas: Sugira ferramentas e práticas que podem ser adotadas para implementar um sistema de controle patrimonial eficiente, como a utilização de softwares de gestão, a realização de inventários periódicos, a contratação de um contador especializado e a criação de um conselho fiscal.

Incentive a profissionalização: Mostre que a gestão patrimonial é uma atividade complexa que exige conhecimento técnico e que a contratação de profissionais especializados pode trazer muitos benefícios para a igreja.

Exemplo:

A implementação de um sistema de controle patrimonial eficiente exige a adoção de algumas medidas, como a realização de inventários periódicos, a elaboração de um plano de manutenção dos bens, a contratação de um seguro para os bens mais valiosos e a criação de um conselho fiscal para acompanhar a gestão financeira da igreja.

Exemplo prático de Controle Patrimonial para Igrejas:

Imagine uma pequena igreja com um prédio, um salão de festas, alguns instrumentos musicais, um conjunto de cadeiras e mesas, e um carro utilizado para visitas e eventos.

Passo a passo do Controle Patrimonial:

Reunião com a liderança:

Convidar: Pastor ou Padre, tesoureiro, membros do conselho financeiro e outros líderes importantes.

Apresentação: Explicar os benefícios do controle patrimonial, como:

Maior transparência nas finanças.

Otimização dos recursos.

Facilidade na tomada de decisões.

Prevenção de perdas e danos.

Cumprimento das obrigações fiscais.

Compromisso: Obter o compromisso da liderança em implementar o sistema.

Inventário Inicial do Controle Patrimonial:

Criar um formulário: Desenvolver um formulário simples no Excel ou Google Sheets com as seguintes colunas:

Descrição do bem

Data de aquisição

Valor

Localização

Condição (novo, usado, bom, regular, ruim)

Responsável

Observações

Realizar o inventário: Percorrer todo o espaço da igreja, registrando cada bem no formulário.

Fotografar: Tirar fotos dos bens para facilitar a identificação e a comprovação da existência.

Implementação de um Sistema Simples de Controle Patrimonial:

Continuar usando a planilha: Para uma pequena igreja, uma planilha pode ser suficiente para o início.

Criar pastas: Separar as planilhas por tipo de bem (imóveis, veículos, equipamentos).

Acessar online: Compartilhar a planilha com os responsáveis pela gestão do patrimônio, permitindo o acesso e a atualização em tempo real.

Procedimentos para Controle Patrimonial:

Aquisição: Estabelecer um procedimento para a compra de novos bens, incluindo a necessidade de aprovação da liderança.

Baixa: Definir as condições para a baixa de um bem (perda, venda, doação).

Manutenção: Criar um calendário de manutenção preventiva para os bens.

Inventário periódico: Realizar inventários físicos semestrais ou anuais para verificar a existência e o estado de conservação dos bens.

Próximos passos para implementação do Controle Patrimonial:

Adaptação: Ajustar este exemplo à realidade da sua igreja, considerando o número de bens e a complexidade da gestão.

Detalhamento: Definir os responsáveis por cada tarefa e os prazos para a conclusão de cada etapa.

Comunicação: Manter os membros da igreja informados sobre o processo de implementação do controle patrimonial.

Procedimentos para Aquisição de Novos Bens:

Um procedimento claro e seguido por todos é fundamental para garantir que as compras sejam feitas de forma organizada e transparente. Sugiro os seguintes passos:

Identificação da necessidade de aquisição de novos bens:

Requisição formal: Um membro da equipe ou liderança identifica a necessidade de um novo bem e preenche uma requisição formal, detalhando o motivo da compra, as características do item e o orçamento estimado.

Análise da necessidade: A liderança avalia se a compra é realmente necessária e se encaixa no orçamento da igreja.

Pesquisa de preços:

Cotações: Solicitar cotações de pelo menos três fornecedores diferentes para garantir a obtenção do melhor preço.

Comparativo: Elaborar um comparativo entre as cotações, considerando o preço, a qualidade do produto e as condições de pagamento.

Aprovação da compra:

Reunião: Apresentar as cotações e a recomendação de compra para a liderança da igreja.

Decisão: A liderança decide se aprova ou não a compra.

Emissão da ordem de compra:

Documentação: Emitir uma ordem de compra formalizando a aquisição do bem.

Informações: A ordem de compra deve conter todas as informações relevantes, como descrição do bem, quantidade, valor, fornecedor, forma de pagamento e prazo de entrega.

Recebimento e conferência:

Verificação: Ao receber o bem, conferir se está conforme a ordem de compra e se não há avarias.

Documentação: Arquivar a nota fiscal e outros documentos relacionados à compra.

Benefícios de um procedimento formal:

Transparência: Todos os membros da igreja podem acompanhar as compras realizadas.

Controle de gastos: Evita compras impulsivas e desnecessárias.

Melhor negociação: Permite negociar melhores preços com os fornecedores.

Histórico: Facilita a consulta de informações sobre compras anteriores.

Uma gestão eficiente dos bens da igreja.

1. Baixa de Bens:

É fundamental estabelecer um procedimento claro para a baixa de bens que não são mais utilizados pela igreja. Isso pode ocorrer por diversos motivos, como:

Descarte: Bens danificados, obsoletos ou que não possuem mais utilidade.

Doação: Bens em bom estado que podem ser doados para outras instituições.

Venda: Bens que podem ser vendidos para gerar recursos para a igreja.

Procedimento:

Solicitação de baixa: Um responsável pela área solicita a baixa do bem, justificando o motivo.

Avaliação: A liderança da igreja avalia a solicitação e autoriza a baixa.

Documentação: Emitir um documento formalizando a baixa do bem, indicando a data, o motivo e a destinação do bem.

Registro: Registrar a baixa no sistema de controle patrimonial.

2. Inventários Periódicos:

Os inventários periódicos são essenciais para garantir a precisão das informações sobre os bens da igreja e identificar possíveis perdas, furtos ou danos.

Frequência: Recomenda-se realizar inventários físicos pelo menos uma vez por ano.

Procedimento:

Planejamento: Definir a equipe responsável, o período do inventário e os recursos necessários.

Conferência: Comparar os bens físicos com a lista de bens registrados no sistema de controle patrimonial.

Ajuste: Ajustar as informações no sistema, incluindo a inclusão de novos bens, a baixa de bens e a atualização do estado de conservação dos bens.

3. Manutenção:

A manutenção preventiva é fundamental para prolongar a vida útil dos bens e evitar custos com reparos emergenciais.

Procedimento:

Calendário de manutenção: Elaborar um calendário de manutenção preventiva para cada tipo de bem.

Contratação de prestadores de serviço: Contratar empresas especializadas para realizar a manutenção de equipamentos mais complexos.

Registro: Registrar todas as atividades de manutenção, incluindo a data, o serviço realizado e o custo.

4. Depreciação:

A depreciação é o processo de alocação do custo de um bem ao longo de sua vida útil. É importante para fins contábeis e fiscais.

Cálculo: A depreciação pode ser calculada utilizando diferentes métodos, como o método linear ou o método decrescente.

Registro: Registrar a depreciação acumulada de cada bem no sistema de controle patrimonial.

5. Seguro:

A contratação de um seguro para os bens mais valiosos da igreja é uma forma de proteger o patrimônio da igreja contra perdas causadas por roubos, incêndios e outros eventos imprevistos.

Cobertura: O seguro deve cobrir os principais riscos a que os bens estão expostos.

Documentação: Manter toda a documentação do seguro em um local seguro.

Planilha Completa de Controle Patrimonial

Podemos incluir as seguintes colunas adicionais:

Número de série: Para identificar cada bem de forma única.

Data de fabricação: Para acompanhar a idade do bem.

Localização específica: Para facilitar a localização do bem.

Condição física: Descrição detalhada do estado de conservação do bem.

Valor de mercado: Valor estimado do bem no mercado atual.

Data da última manutenção: Para acompanhar a frequência da manutenção.

Depreciação acumulada: Para registrar o valor da depreciação acumulada ao longo do tempo.

Descrição para planilha de Controle Patrimonial

Descrição do bem: Descrição detalhada do bem, incluindo marca, modelo, cor, tamanho, etc.

Data de aquisição: Data em que o bem foi adquirido pela igreja.

Valor: Valor original do bem na data de aquisição.

Localização: Localização atual do bem na igreja.

Condição: Condição física do bem (bom, regular, ruim).

Responsável: Nome da pessoa responsável pela manutenção e uso do bem.

Observações: Observações adicionais sobre o bem, como histórico de manutenção, reparos recentes, etc.

Número de série: Número de série do bem, se aplicável.

Data de fabricação: Data de fabricação do bem, se disponível.

Localização específica: Localização exata do bem dentro da igreja (ex: sala 203, armário 4).

Condição física: Descrição detalhada da condição física do bem (ex: arranhado, amassado, desbotado).

Valor de mercado: Valor estimado do bem no mercado atual.

Data da última manutenção: Data da última manutenção realizada no bem.

Depreciação acumulada: Valor total da depreciação acumulada do bem até a data atual.

Observações para Planilha de Controle Patrimonial:

Personalização: Adapte a planilha às necessidades específicas da sua igreja, incluindo colunas adicionais ou modificando os títulos das colunas existentes.

Atualização regular: Atualize a planilha regularmente para garantir que as informações estejam sempre precisas e atualizadas.

Proteção: Proteja a planilha com uma senha para evitar alterações não autorizadas.